BETINGELSER VEDR. ARRANGEMENTET
Gyldighet
Avtalen gjelder nye bestillinger og regulerer forholdet mellom den bestillende part, (arrangøren) og hotellet. Avtalen er bindende fra det tidspunkt bekreftelsen på bestillingen er signert av begge parter. Arrangøren påtar seg fra samme tidspunkt det økonomiske og juridiske ansvaret for de bestilte ytelser overfor hotellet.
Bestilling
Ved bestilling spesifiseres antall deltakere, romnetter og evt. andre varer og tjenester som skal leveres av hotellet i forbindelse med arrangementet. Basert på ovennevnte spesifikasjoner, skal tilbudet også inneholde et kostnadsoverslag for arrangementet.
Priser
Alle priser er i norske kroner. De avtalte priser er bindende for begge parter. Hotellet forbeholder seg likevel retten til å foreta justeringer i prisene som følge av økte kostnader ved innkjøp av varer og tjenester, økte skatter og avgifter, eller ved andre omstendigheter utenfor hotellets kontroll. Ved reduksjon på mer enn 30 % av bestillingen, forbeholder hotellet seg retten til å foreta en prisjustering samt en avgjørelse av om møtelokalet må endres.
Detaljer i arrangementet
Senest 7 dager før arrangementet skal hotellet ha mottatt fra arrangøren, alle detaljer som har betydning for en vellykket gjennomføring av arrangementet. Herunder konferanseprogram, spesielle ønsker om romfordeling, serverings detaljer, pauser, teknikk m.m.
Det er ikke tillatt å ta med egen mat eller drikke. Et unntak er bare egne kaker til kaffe- og kakebuffeten mot et pristillegg, nøtter, chips og sjokolade. Ifølge alkoholloven er det heller ikke tillatt å nyte medbrakt alkohol på hotellets område.
Kundeansvar
Arrangøren er ansvarlig for alle eventuelle skader arrangementet/deltakerne påfører hotellet og hotellets inventar. Hotellet har ikke ansvar for tap eller ødeleggelse av arrangørens eget utstyr. Alt slikt utstyr må oppfylle nødvendige sikkerhetskrav som for eksempel brannsikkerhet etc. Arrangøren kan kun installere og sette ting i vegger og tak hvis det er gitt skriftlig tillatelse til dette fra hotellet. Alt utstyr må fjernes rett etter arrangementet. Arrangøren må sørge for at eventuelt spesialavfall blir håndtert korrekt og fraktet vekk fra hotellet samt kostnadene ved dette.
Hvis rettighetene til en tredjepart påvirkes av arrangementet (musikk, copyrights etc.) må arrangøren hente inn en slik godkjennelse og betale eventuelle avgifter og øvrige kostnader. Skulle det likevel rettes økonomiske krav mot hotellet skal dette dekkes i sin helhet av arrangøren.
Lokalet
Det bestilte lokalet er disponibelt etter avtale, normalt kl 14:00 samme dag. Eventuelle ting som står igjen etter selskapet (gaver, blomster, pynteting mm) må fjernes innen klokken 10:00 påfølgende dag eller etter nærmere avtale.
Gjennomgang av teknisk utstyr
Gjennomgang av teknisk utstyr i Gloppehallen tas i forkant av bryllupet. Både brudepar og toastmaster bør delta på dette. Teknisk sjekk kan gjøres vederlagsfritt mandag-fredag mellom kl.08.00-16.00 etter avtale med Byrkjedalstunet utover disse tidspunkter påføres 2000,- kr i gebyr. Byrkjedalstunet tilbyr ikke teknisk support eller gjennomgang på selve arrangementsdagen. Dersom dere har behov for personell til lyd og lys under arrangementet, kan dette bestilles gjennom Byrkjedalstunet. Bestillingen må gjøres minimum 6 uker før arrangementet, pris på forespørsel.
Disposisjon av overnattingsrom
Bestilte rom vil normalt kunne garanteres klare fra kl. 15.00 ankomstdagen. Bestilte rom holdes til kl. 18.00, med mindre det er gitt beskjed om eller garantert for senere ankomst. Rommet disponeres frem til kl.11.00 avreisedagen, men senere avreise kan avtales individuelt dersom dette er ønskelig. Hotellet kan da kreve tillegg for ekstra bruk av rommet.
Hotellets ansvar for arrangørens eiendeler Hotellet påtar seg ikke ansvar for arrangørens og eventuelle utstilleres eiendeler og anbefaler derfor at det tegnes egen forsikring.
Reklamasjoner
Eventuelle reklamasjoner skal fremsettes så snart som mulig, slik at hotellet har muligheten til å utbedre dette så raskt det lar seg gjøre, gjerne innen avreise. Regningen skal gjøres opp i henhold til kontrakt, med mindre noe annet er skriftlig avtalt med hotellet. Hvis regningen ikke betales innen forfallsdato, kan hotellet kreve renter og purregebyrer.
Force Majeure
Hendelser utenfor hotellets kontroll (f.eks. streik, lockout, stengt vei, brann o.l.) gir hotellet rett til å heve avtalen uten erstatningsplikt overfor arrangøren. Arrangøren og hotellet aksepterer med dette norsk domstol som rette verneting og at norsk rett får anvendelse for tvister som oppstår i anledning tjenester eller ytelser knyttet til arrangementet. Dette innebærer at alle krav eventuelt må rettes der hvor hotellet er lokalisert. “UN Convention of the International Sale of Goods” og dens bestemmelser er ikke gyldige.
Provisjon
I de tilfeller hvor provisjon er avtalt, vil dette ikke gjelde for AV-utstyr, alkohol, garderobeavgift, blomster og overtidsbetaling, mva., eksterne tjenester, etc. Merk at provisjon kun utbetales på faktisk forbruk (rom og mat).
Prisene gjelder for 2023 og 2024, med forbehold om prisendringer.
AVBESTILLING
Generelt
Alle avbestillinger og endringer av bestillingen må meldes hotellet skriftlig.
Avbestilling for arrangement med mellom 5 og 49 personer
Det kontraktsfestede arrangementet kan avbestilles vederlagsfritt:
• inntil 60 dager før første ankomstdag: 100%
• inntil 30 dager før første ankomstdag: opptil 25 %
• inntil 14 dager før første ankomstdag: Inntil 5 %
Avbestilling for arrangement med 50 eller flere personer
Det kontraktsfestede arrangementet kan avbestilles vederlagsfritt:
• inntil 90 dager før: 100%
• inntil 60 dager før: opptil 50 %
• inntil 30 dager før: opptil 25 %
• inntil 14 dager før: opptil 5%
Arrangøren vil bli belastet for alle reduksjoner som er større enn dette. Arrangøren vil bli belastet for 100% av den avtalte pris i de tilfeller hvor avbestilling ikke er foretatt og deltageren ikke møter frem på den dagen rommet er bestilt fra. Hvis en deltager ikke møter opp som avtalt til første ankomstdag, vil hotellet avbestille de resterende reserverte døgn dersom ikke annet er avtalt. Ved bestilling som innebærer matservering må hotellet få opplyst et garantert antall deltakere senest innen siste frist på gjeldende skala før arrangementstart, og dette er det minimum antall personer som arrangøren vil bli belastes for.
BETALING
Hotellet forbeholder seg retten til å be om økonomisk garanti for bestilte ytelse (inntil 100 % forskuddsbetaling eller tilfredsstillende bankgaranti). Detaljerte vilkår for depositum eller forskuddsbetaling må avtales pr. bestilling. Endelig oppgjør kan foretas kontant eller ved bruk av kredittkort.
Dersom faktura skal sendes, skal dette være avtalt med hotellet samtidig med bestilling. Ved etterfølgende fakturering skjer betaling per 14 dager. Ved for sen betaling beregnes lovbestemt forsinkelsesrente. Videre forbeholder hotellet seg retten til å innhente kredittopplysninger og foreta en kredittvurdering før en slik bekreftelse gis.
Dersom arrangøren ønsker å få tilsendt faktura, må dette godkjennes av hotellets fakturaavdeling i god tid før arrangementet. Vi gjør oppmerksom på at faktura forespørsler på beløp under kr 10.000,- eller fakturaadresse i utlandet, ikke vil bli vurdert. Ved fakturering vil kunden bli belastet med et gebyr på kr 85 ,-.
I de tilfeller der den enkelte deltager skal betale deler av regningen, plikter arrangøren å opplyse hver deltager om dette, samt underrette om at hver deltaker selv må betale sin egen regning etter endt arrangement. Arrangøren er ansvarlig for at de individuelle deltager regninger betales som avtalt. I tilfelle dette ikke skjer, står arrangøren økonomisk ansvarlig for eventuelle restbeløp. I slike tilfeller plikter hotellet å fremlegge en signert kopi av deltakernes eventuelle tilleggsregninger.
Klager
For at eventuelle klager skal bli tatt i betraktning, må de fremsettes så snart det ble anledning til det, og senest påfølgende dag.
Sammendrag
- Bryllup for xx personer, xx.xx.20xx
- Antall voksne / barn
- Avtalt depositum: kr 15 000,- må betales senest 3 måneder før arrangementsstart (ikke refunderbart)
Bekreftelse
Kunden aksepterer ovenstående betingelser og innholdet i medfølgende bekreftelse ved å godkjenne tilsendt tilbud.
